Du bist ein Organisationstalent, Kommunikationsstark und arbeitest gerne mit dem PC?
Außerdem bist du Teamfähig, liebst abwechslungsreiche Tätigkeiten und bist flexibel, arbeitest sorgfältig und auf dich kann man sich verlassen?
Dann ist der Ausbildungsberuf Kaufmann/frau für Büromanagement genau das richtige für dich.
Idealerweise verfügst du über mindestens einen Realschulabschluss. Du arbeitest gerne selbstständig, kannst dich gut strukturieren, hast eine gute Ausdrucksweise und bist vielfältig einsetzbar, dann ist der Ausbildungsberuf zum Kaufmann/frau für Büromanagement für dich der ideale Beruf.
Als Kaufmann/frau für Büromanagement kannst du in den folgenden Branchen arbeiten, in der Industrie und im Handel, im Handwerk, bei Verbänden, Organisationen und in der öffentlichen Verwaltung.
Der Bereich Büromanagement beinhaltet überwiegend die Aufgabenerledigung am PC, du solltest fit sein in Rechtschreibung und Grammatik, im Umgang mit modernen Kommunikationssystemen, in Mathematik und zumindest eine Fremdsprache beherrschen.
Du erlernst komplexe Unternehmens- und Büroprozesse zu bearbeiten, zu organisieren und zu koordinieren und führst bürowirtschaftliche Abläufe durch.
Der Beruf des Kaufmann/frau für Büromanagement ist sehr vielseitig, da du nahezu in sämtlichen Unternehmensbereichen, wie Einkauf und Logistik, kaufmännische Steuerung und Kontrolle, Auftragsteuerung und Koordination, Marketing und Vertrieb, Personalwirtschaft einsetzbar bist.
Deine Ausbildung zum Kaufmann/frau für Büromanagement dauert drei Jahre und ist dual angelegt. Für dich bedeutet das, du bekommst den theoretischen Teil deiner Ausbildung entweder an einen oder zwei Tagen in der Woche in der Berufsschule vermittelt oder über ein paar Wochen am Stück, in einem sogenannten Blockunterricht. Deine praktische Ausbildung absolvierst du in einem der folgenden Branchen, in der Industrie und im Handel, im Handwerk, bei Verbänden, Organisationen oder in der öffentlichen Verwaltung.
Bereits bei der Unterzeichnung deines Ausbildungsvertrages musst du dich für zwei Wahlqualifikationen entscheiden. Hier solltest du dich am besten mit deinem Ausbilder austauschen warum dein Unternehmen u.U. welche Variante bevorzugt.
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Die Wahlqualifikationen der Kauffrau für Büromanagement
- Auftragssteuerung und -koordination hierzu gehören die Vorbereitung, Abwicklung und der Abschluss von Aufträgen sowie deren Nachbearbeitung.
- Kaufmännische Steuerung und Kontrolle beinhaltet die Kosten- und Leistungsrechnung, das Controlling und die Finanzbuchhaltung.
- Kaufmännische Abläufe in kleinen mittelständischen Unternehmen, umfassen die fortlaufende Buchführung, betriebliche Kalkulationen und Auswertungen sowie die Entgeltabrechnung.
- Einkauf und Logistik befasst sich mit den operativen und strategischen Prozesse im Einkauf, der Lagerwirtschaft und der Bedarfsermittlung an Waren/Dienstleistungen.
- Marketing und Vertrieb beschäftigt sich mit Kundenbindung und Kundenbetreuung, die Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen sowie mit aktivem Marketing.
- Personalwirtschaft, umfasst die Personalsachbearbeitung, Personalentwicklung und Personalbeschaffung.
- Assistenz und Sekretariat beinhaltet die allgemeine Führung des Sekretariats, die Koordinierung von Terminen und die Erledigungen der externen/internen Korrespondenz.
- Öffentlichkeitsarbeit und Verwaltungsmanagement befasst sich mit der Öffentlichkeitsarbeit und dem Veranstaltungsmanagement.
- Verwaltung und Recht
- Öffentliche Finanzwirtschaft
Machst du deine Ausbildung im öffentlichen Dienst stehen dir zusätzlich folgende Wahlqualifikationen zur Auswahl: Verwaltung und Recht und öffentliche Finanzwirtschaft.
Dein Ausbildungsbetrieb hat dir zwischen dem 16. und 36. Ausbildungsmonat die praktischen Grundlagen deiner gewählten Wahlqualifikationen zu vermitteln.
Deine durchschnittliche Ausbildungsvergütung liegt in den westdeutschen Bundesländern im ersten Ausbildungsjahr bei 897 Euro, im zweiten Ausbildungsjahr bei 965 Euro und im dritten Ausbildungsjahr bei 1053 Euro.
Deine durchschnittliche Ausbildungsvergütung liegt in den ostdeutschen Bundesländern im ersten Ausbildungsjahr bei 822 Euro, im zweiten Ausbildungsjahr bei 889 Euro und im dritten Ausbildungsjahr bei 977 Euro.
Die Höhe deiner Ausbildungsvergütung kann je nach Bundesland schwanken.
In deinen ersten beiden Ausbildungsjahren lernst du in der Berufsschule verschiedene theoretische Grundlagen geschäftlicher Prozesse kennen.
In deiner praktischen Ausbildung lernst du die theoretischen Grundlagen in den geschäftlichen Prozessen umzusetzen.
Hier ein kleiner Bereich deiner zukünftigen Aufgabenbereiche.
Du bist verantwortlich für die Erledigung des internen und externen Schriftverkehrs und Statistiken, wie z.B. Geschäftsbriefe an Kunden, Protokolle zu Besprechungen, Berichte für die unterschiedlichen Abteilungen, Analyse und Auswertung von Statistiken etc. Für die Bestellungen der Büromaterialien bist du zuständig.
Du planst und organisierst den Ablauf von Terminen, bereitest Besprechungen vor oder managst Projektabläufe oder koordinierst Dienstreisen. Zu deinen Aufgaben gehörten auch Verwaltungsaufgaben, wie z.B. die Erstellung von Rechnungen, du bearbeitest Aufträge, legst die Kundenakten an und bist für den Zahlungsverkehr mit Banken zuständig. Du organisierst den Postverkehr und behältst die Buchhaltung und das Rechnungswesen im Auge.
Als Kaufmann/frau für Büromanagement unterstützt du auch die Personalverwaltung, führst die Personalakten und nimmst die Personalbedarfs- und Einsatzplanung vor und du bist für die Bearbeitung der Urlaubs- und Krankheitsmeldungen der Mitarbeiter verantwortlich und vieles mehr.
Du unterstützt auch das Marketing und den Vertrieb, engagierst dich in der Öffentlichkeitsarbeit oder Veranstaltungsmanagement.
In dem Ausbildungsberuf Kaufmann/frau für Büromanagement gibt es keine Zwischenprüfung. Eine gestreckte Abschlussprüfung bedeutet, dass deine Abschlussprüfung innerhalb deiner Ausbildungsdauer aufgeteilt, also gestreckt wird.
Im zweiten Ausbildungsjahr legst du zu den bereits erlernten Grundlagen den Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer ab, der Prüfungsbereich umfasst das Informationstechnische Büromanagement.
Der Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung besteht aus einem praktischen Teil, den du computerunterstützt bearbeiten musst. Innerhalb 120 Minuten löst du die gestellte Aufgabe.
Du bekommst eine betriebliche alltägliche Aufgabe gestellt, die du dann mittels eines Textverarbeitungs- und eines Tabellenkalkulationsprogramms bearbeitest.
Beispielaufgabe für den Prüfungsbereich – Informationstechnisches Büromanagement
Du arbeitest im Einkauf der Firma Müller GmbH, Splitstraße 2, 86150 Augsburg.
Arbeitssituation: Der Abteilungsleiter Herr Friedrich ruft dich an und teilt dir mit, der bisherige Kopierpapier – Lieferant „Maier“ beliefert wegen Geschäftsaufgabe die Firma Müller zukünftig nicht mehr.
Der Abteilungsleiter Herr Friedrich möchte nun von dir folgende Aufgaben erledigt haben:
- Erstellung eines Formular (Online-Formular)
Du sollst ein neues Dokument erstellen, eine sogenannte Hausmitteilung.
Für die korrekte Lösung der Aufgabe 1 erhältst du insgesamt (Punkte 16).
- Ermittlung des Bedarfs an Kopierpapier
2.1.Darstellung der Bedarfsermittlung mit aufsteigender Artikelnummer der Warengruppe Papier. Du sollst folglich den Lagerbestand überprüfen.
2.2. Du erstellst hierzu in einer Exceltabelle den Bedarf gemäß einer zur Verfügung gestellten Vorlage.
2.3. Du überprüfst, ob der Meldestand für die Bestellung von Kopierpapier bereits erreicht wurde.
2.4. Du hast die Tabelle dementsprechend ausgefüllt und sollst nun mittels eines Diagramms den Melde- und den aktuellen Bestand an Kopierpapier darstellen, gemäß einer zur Verfügung gestellten Vorlage.
Für die korrekte Lösung der Aufgabe 2 erhältst du insgesamt (20 Punkte).
- Vergleich der drei vorgelegten Angebote
3.1. Von den drei Angeboten sollst du den jeweiligen Bezugspreis für das Kopierpapier kalkulieren für eine Bestellmenge von 1500 Pakete.
3.2. Mittels einer Berechnungsformel ermittelst du den günstigsten Anbieter.
3.3. Den günstigsten Bezugspreis ermittelst du auch noch.
3.4. Du überträgst dann den günstigsten Einstandspreis für das Kopierpapier in das Tabellenblatt für Preise ein.
3.5. Du berechnest außerdem, inwieweit sich der günstigste Bezugspreis von dem bisherigen Einstandspreis (Fa. Maier) unterscheidet. Die Angabe erfolgt in Prozent.
Für die korrekte Lösung der Aufgabe 3 erhältst du insgesamt (27 Punkte).
- Die Hausmitteilung verfassen
4.1. Du informierst den Abteilungsleiter über deine Ergebnisse, die du durch die Angebotsvergleiche erzielt hast.
4.2. Du argumentierst in diesem Schreiben, welche Auswahlkriterien aus der preis zusätzlich für den Lieferanten sprechen.
4.3. Als Anlage hängst du die Kalkulation an.
Für die korrekte Lösung der Aufgabe 4 erhältst du insgesamt (10 Punkte).
- Bestellung des Kopierpapiers
5.1. Der Abteilungsleiter entscheidet sich für einen Anbieter. Du wirst beauftragt die Bestellung zu verfassen und die einzelnen Punkte detailliert auszuformulieren.
Für die korrekte Lösung der Aufgabe 4 erhältst du insgesamt (12 Punkte).
Die Gewichtung des Prüfungsbereiches informationstechnisches Büromanagement geht mit 25 Prozent in deine Abschlussnote ein.
Die Prüfungsinhalte des Rahmenlehrplans können sich natürlich je nach Bundesland leicht unterscheiden.
